StudyTrack | FAQ

Algemeen

Voor wie is StudyTrack bedoeld?

StudyTrack is geschikt voor elk studiebegeleidingsinstituut. Uitgangspunt bij de ontwikkeling van StudyTrack was de bruikbaarheid voor verschillende werkwijzen van instituten, waardoor StudyTrack duidelijke toegevoegde waarde biedt voor klein- en grootschalig gebruik. Daarnaast kan er toegang gegeven worden aan ouders en/of mentoren, zodat ook zij online inzicht hebben in de aanwezigheid, het huiswerk en de behaalde resultaten van hun zoon, dochter en/of leerling.

Heb je specialistische kennis nodig om met StudyTrack te werken?

Nee, iedereen met basiskennis van de computer kan er prima mee uit de voeten. Juist het gebruiksgemak is de kracht van StudyTrack.

Kan ik StudyTrack op proef gebruiken?

Jazeker, onder tarieven vind je een versie die je gratis kunt proberen – zolang je wilt! Bovendien hebben de overige (betaalde) pakketten een opzegtermijn van slechts één kalendermaand, waardoor je StudyTrack op elk gewenst moment kunt opzeggen.

Wij werken al jaren naar tevredenheid met dossiers per leerling op papier. Kost overstappen naar StudyTrack niet veel extra werk?

Aanvankelijk zal het invoeren van met name het huiswerk in StudyTrack enige tijd kosten. Naarmate de begeleiders echter vaker met StudyTrack werken, zal de tijdswinst en het betere overzicht snel meer voordeel hebben boven dossiers op papier.

Technisch

Moet ik StudyTrack installeren op alle computers die wij gebruiken?

Nee, StudyTrack is een online systeem dat je via het internet kunt gebruiken. Er hoeft dus niets geïnstalleerd te worden.

Hoe snel moet de internetverbinding zijn?

Wij adviseren een breedbandverbinding, zoals kabel of ADSL. Dit is meestal voldoende, ook in een omgeving met meerdere computers die ook voor andere internetactiviteiten gebruikt worden.

Wat gebeurt er als onze internetverbinding niet werkt?

Omdat StudyTrack een online systeem is, kun je - wanneer je internetverbinding (tijdelijk) niet werkt – StudyTrack op dat moment ook niet bereiken. In de praktijk blijkt echter dat een breedband internetverbinding slechts zelden niet werkt.

Functionaliteit

Wat voor rapportagemogelijkheden heeft StudyTrack?

StudyTrack heeft vele rapportagemogelijkheden. Het is o.a. mogelijk om resultaten per leerling te bekijken, maar ook om resultaten uit te zetten naar diverse aspecten, zoals school, vak, profiel, leerjaar. Bovendien kun je alle resultaten direct exporteren naar Excel, printen of rechtstreeks mailen aan bijvoorbeeld ouder(s) en mentoren.

Wij hebben meerdere locaties waar we StudyTrack willen gaan gebruiken, hoe werkt dat?

Wanneer jouw instituut over meerdere locaties beschikt, wordt er per locatie een aparte StudyTrack omgeving aangemaakt. Hierdoor hou je per locatie het overzicht op de leerlingen die daar huiswerkbegeleiding volgen.

Administratief

Moet ik alle maanden van het jaar betalen?

Nee, in de zomermaanden juli en augustus is StudyTrack gratis! De overige maanden wordt het abonnementsgeld per automatische incasso afgeschreven van jouw rekening, dus heb je er geen omkijken naar.

Hoe kan ik mijn pakket verhogen of juist verlagen?

Wanneer je graag wilt overstappen naar een ander pakket, dan kun je dit per e-mail aan ons doorgeven. Een verhoging kan per direct worden ingevoerd, en zal naar ratio worden verrekend in de daarop volgende maand. Het pakket kan verlaagd worden naar ieder gewenst pakket (m.u.v. ‘probeer gratis’) en wordt per eerste dag van de volgende maand doorgevoerd.

Kunnen wij na onze aanvraag direct aan de slag met StudyTrack?

Binnen enkele minuten nadat je aanvraag is verstuurd, krijg je een bevestigingsmail toegestuurd, gevolgd door de inloggegevens. Hiermee kun je direct met StudyTrack aan de slag! Kies je voor één van onze betaalde pakketten, dan krijgt je per post ook een contract toegestuurd, dat je getekend retour dient te zenden.

Veiligheid en toegang

Kan ik zelf bepalen wie er toegang heeft tot onze StudyTrack omgeving?

Ja, de persoon die binnen het instituut is aangewezen als 'superbeheerder' kan als enige gebruikers aanmaken en verwijderen. Bovendien kun je onderscheid maken in de inlog voor de begeleiders en voor bijvoorbeeld ouders en/of mentoren. Je hebt dus zelf in de hand wie op welke manier gebruik kan maken van jouw StudyTrack omgeving.

Kunnen leerlingen ook zelf in het systeem?

Leerlingen krijgen zelf geen gebruikersnaam. Afhankelijk van de praktische situatie kunnen zij wel meekijken wanneer de begeleiding gegevens invoert en/of raadpleegt.

Wat moet ik doen als een begeleider zijn of haar wachtwoord kwijt is?

De door jou aangewezen beheerder kan van elke begeleider het wachtwoord opnieuw instellen. Vervolgens kan de begeleider zijn of haar wachtwoord zelf wijzigen in het onderdeel 'Mijn StudyTrack'.

Zijn onze leerlinggegevens in StudyTrack veilig?

Door gebruik van veilige verbindingen en een beveiligde server is het risico dat de gegevens voor onbevoegden toegankelijk worden zeer klein. De mate van beveiliging van de gegevensstroom tussen onze server en de computers op het instituut is vergelijkbaar met die van internetbankieren bij de grote banken in Nederland.

Waar en hoe lang worden de gegevens bewaard?

Alle gegevens worden opgeslagen op een centrale beveiligde server die specifiek is ingericht voor StudyTrack. De gegevens van het lopende en het vorige schooljaar blijven beschikbaar. Oudere gegevens kunnen in het kader van regulier onderhoud verwijderd worden.

Voor ouders

Wat kan ik als ouder met StudyTrack?

Je kunt als ouder (of eventueel mentor) online toegang krijgen tot StudyTrack. Dat houdt in dat je via internet de gegevens van jouw zoon of dochter kunt bekijken. Met een inlognaam en wachtwoord, te verkrijgen via het instituut, heb je inzicht in het onderdeel 'Leerlingen' van jouw eigen zoon of dochter. Hier vind je o.a. aanwezigheid, huiswerk, behaalde cijfers, opmerkingen door begeleiders en praktische zaken zoals contactgegevens. De gegevens betreffende jouw zoon of dochter zijn, naast het team van begeleiders, uitsluitend door jezelf te bekijken. Toegang voor een mentor wordt door het instituut altijd met jou als ouder(s) besproken alvorens inloggegevens te verstrekken.

Heb je als ouder al een inlognaam en wachtwoord ontvangen van het huiswerkinstituut van je zoon of dochter? Bekijk dan hier de gebruiksaanwijzing.